採用に悩むひとり人事必見！負担を減らし採用成功する方法

「ひとり人事」とは

「ひとり人事」とは、企業の人事業務を1人で担当している人のことを指します。特に、スタートアップ企業や中小企業では、専任の人事担当者が1人だけというケースも珍しくありません。
ひとり人事は、採用だけでなく労務管理や評価制度の運用、人材育成、入社後の定着など、多岐にわたる業務を担当します。特に企業が成長期に入ると、新卒・中途採用の強化が求められますが、コスト削減や人手不足の影響で十分なリソースを確保できないこともあります。
また、社内に他の人事担当者がいないため、採用戦略の策定や求人媒体の選定、面接基準の決定などもすべて1人で考えなければならず、不安に感じることもあるでしょう。

ひとり人事の悩み3選

【1】業務量の多さと多岐にわたる業務内容

ひとり人事は、採用活動、労務管理、給与計算、人材育成、評価制度の運用など、幅広い業務を一人でこなす必要があります。そのため、業務量が膨大になり、時間的・精神的な負担が大きくなりがちです。
特に、採用活動は募集要項の作成、書類選考、面接、内定者フォローなど多くの工数がかかり、「やるべきことが多すぎて、どれも中途半端になってしまう…」と感じることもあるかもしれません。

【2】繁忙期の負担が大きい

採用活動や給与計算、年末調整など、特定の時期に業務が集中することがあります。ひとり人事の場合、これらの繁忙期に対応するためのリソースが限られており、業務負担がさらに増大します。その結果、長時間労働やストレスが増え、業務の効率が低下することもあるでしょう。
また、日々の業務に追われるあまり、社員の定着施策やフォローアップが十分にできず、離職率が上がる原因になる可能性もあります。

【3】相談相手の不在と意思決定の孤立感

採用方針や労務問題など、判断に迷う場面は少なくありません。
しかし、ひとり人事の場合、相談相手が経営層しかいないことが多く、実務的なアドバイスを得るのが難しいことがあります。
そのため、「この方法で本当にいいのか？」と不安になったり、意思決定の負担が大きくなったりすることもあるでしょう。
また、経営層との意思疎通がうまくいかないと、採用戦略に不安を感じたり必要な施策を進めづらくなったりするかもしれません。

ひとり人事のメリット・デメリット

【メリット①】意思決定が早い

ひとり人事は、組織内での人事関連の意思決定を迅速に行うことができます。複数人での合意形成が不要なため、採用活動や労務管理においてスピーディーな対応が可能です。
また、新しい採用手法やツールの導入も自分の裁量で決定しやすく、状況に応じた柔軟な対応ができる点も強みです。

【メリット②】業務の幅が広がりスキルアップにつながる

多岐にわたる人事業務を一人で担当することで、幅広いスキルや知識を身につけることができます。
採用、労務、教育研修、評価制度の運用など、人事に関するあらゆる分野に関わることで、実務経験を積みながら総合的な知識を習得できます。

【メリット③】経営陣との距離が近い

経営陣との直接的なコミュニケーションが取りやすく、会社のビジョンや戦略を深く理解することができます。これにより、経営方針に沿った人事戦略を立案・実行しやすくなります。
また、経営陣の意向をダイレクトに反映できるため、新しい人事施策の導入や組織改革の提案がしやすい点もメリットです。

【デメリット①】業務負担が大きすぎる

多岐にわたる業務を一人でこなすため、業務負担が非常に大きくなります。これにより、過労やストレスの増加、業務の質の低下などのリスクが生じます。
特に、採用・労務・教育研修・評価制度の運用などを同時に進める必要があるため優先順位の判断が難しくなり、重要な業務に十分な時間を割けないこともあります。また、リソース不足により、社内の従業員対応が後手に回り、不満の原因となる可能性もあります。

【デメリット②】採用がうまく進まないことがある

採用活動に十分な時間やリソースを割けない場合、優秀な人材の確保が難しくなります。また、採用戦略の策定や実行において他者の意見を取り入れる機会が少ないため、自ら採用トレンドに触れなければ視野が狭くなってしまう恐れがあるというリスクがあります。
また、選考スピードが遅れると応募者の離脱につながるため、効率的な採用戦略を組み立てることが重要です。

【デメリット③】方針を決めるのが難しい

社内に経験者がいないと、他社の事例や最新の採用トレンドを把握しにくく、判断の基準を見つけるのが難しいこともあります。その結果、採用戦略や人事施策の方向性に迷い試行錯誤を繰り返す必要があるかもしれません。

ひとり人事におすすめのサービス

【1】人事向けウェビナー

ひとり人事として採用活動を進める上で、最新の採用手法や他社の成功事例を学ぶ機会を持つことは非常に重要です。人事向けのウェビナーやセミナーへ参加をし、効率的に最新の情報収集を行うと良いでしょう。人事交流会などもオススメです。

【2】人事代行

人事代行サービスを活用すれば、採用活動の一部を外部に委託することができます。特に、面接日程の調整や応募者とのやり取り、求人媒体への掲載など、定型業務をアウトソースすることでひとり人事の負担を大幅に軽減できます。また、繁忙期だけ人事代行サービスを利用するなど、業務量が増加する時期に限り利用する方法もおすすめです。

【3】採用コンサルティング

採用コンサルティングとは、専門家が企業の採用戦略を支援し、最適な手法を提案するサービスです。
採用戦略に関するアドバイスを受けることで、より効果的な採用活動を実現できます。
また、採用のプロフェッショナルが市場動向を分析し、自社に最適な採用手法を提案してくれるため、ひとり人事でも成果を上げやすくなります。

まとめ

ひとり人事は、採用だけでなく労務管理や人材育成など多岐にわたる業務を一人で担うため、採用活動に十分な時間を確保できないことが課題となります。

その結果、社員の定着施策に手が回らず、人材の流出が続いてしまうといった悪循環に陥ることもあるでしょう。
特に、対応の遅れによって優秀な人材を逃したり、採用のミスマッチが発生したりするのを防ぐためには、業務の効率化が欠かせません。
採用手法を見直したり、業務負担を軽減する仕組みを導入したりすることでより効果的な採用活動が実現できます。

また、専門家の力を借りるのも有効な手段です。
ひとりで抱え込まず、外部のサポートも視野に入れながら無理なく採用活動を進めていきましょう。