「卒業・進学シーズン」の人手不足対策10選

事前準備：人手不足を予測し対応を早める

スタッフの離職スケジュールを把握する

卒業・進学の影響を受けるスタッフの退職予定日を事前に確認し、必要な人員補充のスケジュールを立てましょう。
毎年どのくらいの人数が辞めているかを把握できれば、採用計画を立てやすくなります。
退職時期が近づいてから慌てることがないよう、スタッフへのヒアリングやアンケートを行い、早めに準備を進めることが大切です。
また、退職予定が分かり次第、求人の準備や面接スケジュールを前倒しで進めると安心です。

採用計画の前倒し

1〜3月の退職ピークを見越し、前年12月から採用活動を始めるのが理想です。
早めに動くことで、シフトの穴を埋める時間的余裕ができ、他社より先に人材を確保できる可能性も高まります。
また、1月以降は応募が集中し競争が激しくなるため、前倒しの採用計画がスムーズな人材確保につながるでしょう。

採用活動の工夫

【1】求人媒体の見直し

「応募が少ない…」と感じたら、求人媒体の選定を見直してみるのもひとつの方法です。
また、求人情報の内容を工夫することも大切です。仕事内容や職場の雰囲気が伝わる写真や動画を掲載すると、応募者の関心を引きやすくなります。
適切な媒体の選定と情報発信の工夫によって、応募数の増加が期待できるでしょう。
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【2】短期募集やスポットワーカーの活用

「1日からOK」「短時間勤務可」など、柔軟な条件を提示することで、学生や主婦、フリーターなど幅広い層の応募を集めやすくなります。
また、スポットワーカーサービスを利用すれば、繁忙日や特定の時間帯に必要な人材を短期間で確保できます。
ただし、スポットワーカーは研修や引継ぎが十分でないと業務効率が下がる可能性があります。活用する際にはマニュアルを作成するなど短期間でも対応しやすい仕組みを整えることが重要です。

【3】応募から採用までのスピード感を意識

応募者を逃さないためには、迅速な対応が重要です。応募から面接、採用決定までのプロセスを短縮することで他社への流出を防ぐことができます。
業務が多忙で応募者対応に十分に時間を割けない場合には、応募者対応自動化ツールの活用がおすすめです。応募受付や面接日程調整などを自動化できるため、担当者の負担を軽減しながらスピーディーな対応が可能になります。
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既存スタッフの活用

【1】卒業後も働けるスタッフへの柔軟な提案

卒業・進学を控えたスタッフでも、条件次第で勤務を継続してもらえる場合があります。
例えば、新しい学業や就職先に合わせたシフトの調整や、短時間勤務の提案を行うことで、勤務継続の可能性が広がります。既存スタッフを最大限活用することで、採用の負担を軽減しながら職場の安定を図れるでしょう。

【2】リピーター制度を整備

卒業や一時的な離職をしたスタッフが戻りやすい環境を整える「リピーター制度」も有効です。
離職時に復帰を歓迎する意向を伝え、再雇用時の手続きを簡略化することで、戻りやすさを感じてもらえます。この制度により、経験豊富なスタッフをスムーズに確保し、即戦力として活用できます。

ピークシーズンを乗り切るための勤務体制の工夫

【1】繁忙期のシフト調整

繁忙期を乗り切るには、柔軟かつ効率的なシフト調整が欠かせません。スタッフの得意分野や勤務可能時間を事前に把握し、適材適所で配置することが重要です。また、シフトの希望を早めにヒアリングし、負担が特定のスタッフに偏らないよう調整するとスムーズな運営につながります。

【2】マニュアル整備で業務効率化

新しいスタッフが即戦力になれるよう、業務手順をまとめたマニュアルを用意しましょう。具体例や図解を加えることで理解を促し、作業時間を短縮できます。また、既存スタッフにとっても業務内容の再確認や、作業の標準化に役立ちます。紙媒体だけでなく、デジタルマニュアルを活用すると、どこでも簡単に確認できるため便利です。

【3】採用ノウハウの活用

採用支援サービスや採用コンサルティングサービスを活用することも有効です。これらのサービスは、過去の掲載事例や採用市場データなどをもとに、効果的な求人募集方法やプランをアドバイスしてくれます。人手不足に対応するための実践的な提案が得られるため、採用の課題解決がスムーズになります。また、競合他社の動向や求職者のトレンドを踏まえた戦略的なサポートも受けられるため、採用活動の成功率を大きく向上させられるでしょう。

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まとめ

人手不足が予想される卒業・進学シーズンの人手不足は、「早めの準備」と「柔軟な対応」で乗り越えられます。
さらに効率的な採用活動や既存スタッフの活用、柔軟な勤務体制の導入など適切な対策を講じることでこの時期を円滑に乗り切ることができます。
これらの方法を組み合わせて、人手不足を乗り切る体制を整えましょう。