【例文付き】スカウトメールの作り方ガイド！ダイレクトリクルーティングを成功させよう！

スカウトメールとは

スカウトメールとは、企業がダイレクトリクルーティングやソーシャルリクルーティングなどを活用して、企業認知や応募を目的に求職者に直接アプローチするメールのことを指します。 自社が求める人物像に当てはまる人材へ直接送れることがメリットで、求める人材に響くメッセージを分析し、改善、運用していくことでより効果を感じることができる採用活動手段の一つです。

スカウトメールの種類

スカウトメール送付は、不特定多数への配信と特定の人材に送るパターンの大きく２通りに分けることができます。企業は自社の目的に合わせて配信方法を分けることが重要です。

不特定多数への配信メール

不特定多数への配信メールは、「オファーボックス」や「dodaキャンパス」などのダイレクトリクルーティングの媒体などに登録している学生や、メルマガ登録している学生などから一定の条件で絞り込んで複数名へ送ることを指します。例えば、よく例文などで見る「〇〇大学の文系学生必見！」などといったメールは、スカウトメールを受け取ることに同意している〇〇大学の文系学生に配信することができます。BtoC企業に比べて、中小企業やBtoB企業などのなかなか企業認知を獲得しにくい企業は、不特定多数への配信を行うことで、より多くの学生へ自社の情報を届けることが可能です。

特定の人材への配信メール

特定の人材への配信メールは、ダイレクトリクルーティングの媒体に登録している学生や、イベントで出会った学生などの中から、「自社にぜひ入社してほしい」「選考に進んでほしい」と特定の学生に送ることを指します。
例えば、ダイレクトリクルーティングに登録している学生は自己PRをプロフィールに登録していることがあります。こういった情報から自社の採用ペルソナに沿うか沿わないかを判別し、スカウトメールを配信します。 スカウトメールは「あなただから」といった内容の文面を送ることで、学生に特別感を与えることができ、不特定多数へ配信するメールより、返信率が高まることに期待ができます。

スカウトメールが有効と言われる2つの場面

• 高度なスキルを保有する専門職を採用したい場合
• 企業や職種の認知度が低い場合

IT人材や医療関係、建築関係などの専門職は求人倍率が高く、求人広告を掲載しても応募が集まらない傾向があります。そのため、自社への興味が低かったとしても、条件が合う学生へ直接アプローチすることで、興味を惹くことができます。
「応募を待つ求人広告」とは違い、スカウトメールの特徴には「応募前にアプローチする」ことができることが挙げられます。自社を見つけてもらうのを待つではなく、先述したように不特定多数への配信を活用することで、自社を知らない潜在層にもアプローチすることができ、企業の認知度を高めることにも期待ができます。

スカウトメール作成ステップ

1. ターゲットの人物像を明確化
2. ターゲットにとっての自社の魅力を考える
3. ターゲットへの伝え方を決める

まずはスカウトメールを配信する人物像を明確にする必要があります。誰に向けてどんな情報を発信していくかを決めずに、闇雲に配信してもスカウトメールの効果を感じることはできないでしょう。まずは、現場の意見を参考にしたり、活躍している既存社員の特徴を分析するなどして、ターゲットの人物像を明確にする必要があります。
次に、求職者目線でターゲットが「募集要項」、「職種詳細」、「代表挨拶」、「選考ステップ」、「福利厚生」、「社員の声」など、何を魅力に思うかを考えます。求職者の欲しい情報＋企業の魅力を配信できるように洗い出しましょう。 最後に、どのようなワードや説明方法（動画や画像）で、どのように採用コンセプトを伝えて、自社を訴求していくのかを考えることが、スカウトメールを成功させるための秘訣となります。

スカウトメール例文

■不動産系企業が以下のターゲットにスカウトメールを送付する場合
ターゲット：部活で怪我をしてしまった後輩のサポートを行い、学生時代最後の試合で後輩がスタメンを獲得し活躍した。自身は試合に出場できなかったけど、後輩が輝く姿を見て、人や社会の役に立てることが自身のやりがいであると気づいた。
ターゲットが魅力に感じること：働く環境や共に仕事をする仲間
伝え方：より社風が伝わりやすい採用ホームページにつなげて掲載している採用動画を見てもらう

件名：〇〇さんへ 【特別招待】「人の役に立ちたい」という思いに共感してご連絡いたしました！

こんにちは！

株式会社□□の採用担当をしております△△と申します。
〇〇さんの自己PRを拝見して、
ぜひ一度お話しさせていただきたいと思いメッセージをお送りしました。

＜スカウトの理由は？＞
大学時代の部活動で体験された
「ケガをした後輩のサポート」にやりがいを感じた点を魅力に思いスカウトさせていただきました。
当社の理念は「かけがえのないパートナー」であり続けることです。
お客様やメンバーのために働くことにモチベーションに感じる仲間を探しています。
仲間を想う気持ちや感謝を忘れない姿勢を、弊社で存分に発揮していただけたらと思っています。

＜株式会社□□について＞
当社の名前はあまりご存知ないかもしれませんが、
関東圏を中心にデザイナーズマンションなどの設計・建設を行っております。
住まう人々の人生を豊かにするというミッションを掲げて、一棟一棟丁寧に建設するサービスを展開しています。
〇〇さんも弊社のメンバーとして、人々の人生を豊かにしていきませんか？
詳しい求人票と弊社採用ホームページを添付いたしますので、ご覧いただけますと幸いです。
（※URLリンクを載せる）

まずは、カジュアル面談もしくは、
ご希望であればすぐに面接選考を実施させていただければと考えております！
お返事いただけましたら、
日程調整のご案内をお送りいたしますので、ご遠慮なくその旨をお伝えください！

それでは、〇〇さんからのお返事を心よりお待ちしております！

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株式会社□□　　人事部　新卒採用担当：△△
〒XXX – XXXX 　住所：東京都新宿区〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
電話：00-0000-0000　メール：mail@———-
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スカウトメールの開封率・返信率を上げる2つのコツ

【1】新規登録者からアプローチする

最近登録したばかりの学生は、就職活動への熱度や就職意欲が高いため、気になる求人があれば積極的に開封し、どのような企業かを確認することが考えられます。
自社のターゲットが新規に登録していないかを、チェックしておくと良いでしょう。

【2】開封されやすい時間帯にメールを送信する

スカウトメールの開封は以下の時間に開封されることが高いと言われています。

• 通学の時間帯（8:00～9:00ごろ）
• ランチの時間帯（12:00～15:00ごろ）
• 帰宅時間帯（17:00～18:00ごろ）

学生はアルバイトや授業など、社会人に比べて就職活動を行う時間が人によって異なる傾向がりますが、
部活動を熱心に行う学生がペルソナになる際は、そういったことを考慮して訴求することがおすすめです。

まとめ

近年、ダイレクトリクルーティングを実施する企業は多い傾向にあるでしょう。結果を出すためにはスカウトメールのブラッシュアップは欠かせません。
闇雲に作成して、配信していても狙った効果を得ることはできないため、計画に基づいた配信が必要です。
まずは、自社のターゲットに響く内容の策定ができるよう、ターゲットを策定するところから始めましょう。