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【面接官の心得】これさえ読めばOK!面接の流れや必要な準備など、面接のキホンを徹底解説

2022/05/30

面接は、採用活動において重要な選考プロセスのひとつです。
しかし、初めて面接官を行なう場合は、「どう進めていけばいいのか分からない」、「何を聞いていいか分からない」と戸惑う方も多いのではないでしょうか。
今回は、一般的な面接の流れや必要な準備、すぐ活用できる質問例など、面接官が知っておくべき面接のキホンを紹介します。

面接官の役割

面接官は、企業の「顔」であり、応募者にとって企業イメージを左右する重要な存在です。
面接官の役割を2つに分けて紹介します。

【役割1】魅力的な人材を入社に導く

面接は、応募者と企業の担当者が、ともに互いの理解を深め合うために実施をしています。
応募者の人柄や仕事に対する意欲、適性、能力の確認を行ない、自社にマッチした優秀な人材の採用に繋げなくてはなりません。
自社が求める人物像をしっかりと捉えたうえで、「スキルや特性は十分か」、「カルチャーマッチするか」などを見極めることが重要です。

【役割2】企業のフロントとなり、自社の魅力を発信する

面接官は人材の見極めだけでなく、「企業のフロント」という役割も果たさなければなりません。求職者の志望度を上げるためには、相手の志向性に応じて、自社の魅力を正しく伝える必要があります。
応募者にとって、面接官は最初に出会う社員です。面接官の第一印象が悪かった場合、企業への印象もマイナスとなります。
面接では、全ての応募者に対して、丁寧に、誠実な態度で接するよう心がけましょう。

面接前に必要な準備

面接官の役割を認識したところで、実際にどのような準備をしておく必要あるのでしょうか。
面接前にしておくべき準備を3つ紹介します。

採用要件の確認

まずは、採用したい人材の要件を確認します。
主に確認すべき要件は以下の通りです。

  • 雇用形態(正社員/派遣社員/アルバイト・パートetc…)
  • 給与形態(月給/時給etc…)
  • 募集職種の業務経験(未経験の採用可否)
  • 必要なスキル・資格の有無
  • 求める人物像(年齢層・性別・学歴・人柄etc…)


募集条件だけでなく、応募者の人柄や業務に対する姿勢なども、明確な基準を設けることが大切です。
例えば、「既存社員の〇〇さん」のように、自社で活躍している社員の名前を挙げることで、自社が採用したい人物像をよりイメージしやすくなるでしょう。

履歴書・職務経歴書などのチェック

「履歴書」、「職務経歴書」、「適性検査の結果」などの各書類に目を通します。
中途採用の場合は、前職のホームページなどのチェックをしておくと良いでしょう。応募者の特徴を把握したところで、面接で確認したい事項や質問内容を準備していきます。
また、応募者が話しやすい雰囲気をつくるために、アイスブレイクのネタを確保しておくことも必要な準備のひとつです。

面接時期と方法の設定・確認

面接を対面で行なう場合は、時間と場所の設定を行ないます。
面接時間は、あらかじめ応募者へ希望候補日時を聞いておき、面接前日には、必ずリマインドを忘れずに行ないましょう。その際、面接場所の最寄り駅や地図なども記載をすると、応募者の手間を省くことができ、面接率の向上にもつながります。

面接の一般的な流れ

STEP1:面接官の紹介/会社説明

応募者と対面後、笑顔で挨拶し、自身の所属部署と名前を伝えましょう。
次に、履歴書に記載されている名前を伝え、本人確認を行なった後、会社説明へ移行します。
応募者が緊張している様子であれば、最初にアイスブレイクの時間を設けるのも効果的です。

STEP2:質問

履歴書に記載されている内容を踏まえた基本的な質問(スキルや資格など)はもちろん、前職の具体的な業務内容、仕事を進めるうえで心がけていたことなど、一歩踏み込んだ内容の質問も行ないます。
質問に対しての受け答えを見ながら、自社で活躍できる人材かどうかを見極めていきましょう。

STEP3:応募者からの質問

企業側から質問するだけでなく、応募者から質問する時間も設けましょう。
応募者が疑問や不安に感じていることを解消できるよう、1つずつ丁寧に返答することが重要です。
また、応募者からの質問は、自社に対して興味関心度を把握する材料にもなります。
例えば、「入社までに勉強しておくべきことはありますか?」、「同世代で活躍されている社員の方はどんな特徴・スキルを持っていますか?」などは入社後のイメージを深めるための質問のため、自社に対する興味関心、入社意欲は高い可能性が高いです。応募者の質問内容は必ずメモに残しておきましょう。

STEP4:今後の流れの説明

応募者からの質問に返答し終えたら、労働条件の最終確認や、面接結果の通知方法、時期といった今後のスケジュールを共有します。
応募者が退出する際は、「ありがとうございました」と、笑顔で見送ることも忘れずに意識しましょう。

すぐ活用できる質問まとめ

面接をはじめて行なう方でもすぐに活用できる、基本的な質問をまとめました。
以下、場面に応じて活用しましょう。

【1】リラックスした雰囲気をつくるための質問

  • 今日はどうやってここまでいらっしゃったのですか?
  • 電車は混んでいませんでしたか?
  • 会社の場所はすぐわかりましたか?
  • 緊張していますか?
  • 好きなことや趣味はなんですか?


「イエス」、「ノー」で回答ができるような簡単な質問から、相手に話をしてもらえるオープンクエスチョンまで、応募者の緊張度合いや雰囲気に合わせて質問をしていきましょう。

【2】応募者の人柄を見分けるための質問

  • あなたの長所や短所は何ですか?
  • 家族や友人は、あなたのことをどんな性格だと思っていますか?
  • これまでの失敗談を教えてください。
  • 今までで一番感謝したことは何ですか?
  • 人生の「ターニングポイント」となった出来事は何ですか?


「どのような人間であるか」、「どのような特性を持っているか」を判断するため、応募者の特性や良さを引き出すような質問を行なうと良いでしょう。
出来事を並べただけの日記調のような内容ではなく、具体的な経験などのエピソード交えて、「根拠」や「理由」を明確に話ができているかが判断のポイントになります。

【3】志望動機・企業に関する質問

  • 当社を志望する理由は何ですか?
  • あなたの会社選びの基準は何ですか?
  • 当社の企業理念は覚えていますか?
  • 仕事で生かせるあなたの強みを教えてください
  • 10年後、当社で何がしたいと思いますか?


自社のことをしっかり理解したうえで、志望をしているかどうかを確認するため、「企業研究」や「業界研究」が十分にできているか、判断ができる質問が望ましいです。
「同業他社ではなく、なぜ当社なのか」、「どのような部分に興味を持ったのか」を深掘りできる質問を考えておきましょう。

【4】ニュース・時事問題についての質問

  • 最近、気になったニュースは何ですか?
  • 今朝、ニュースや新聞を読みましたか?
  • 〇〇について、意見を聞かせてください(自社が属する業界の課題など)


「どのようなニュースや事柄に興味を持つのか」、「世の中に対してのアンテナを張っているか」といった、応募者の人柄や考え方を探ることができます。
業界に関するニュースについて問う場合は、業界に対する興味・関心の度合いを測ることも可能です。

5】避けるべきタブーな質問

  • 国籍はどこですか?
  • 家族構成について教えてください
  • 父親の勤務先はどこですか?
  • 信仰している宗教は何ですか?
  • 選挙に行きましたか?


本籍地・出生地に関する質問、家族・住宅状況に関する質問、思想・信条に関わる質問、その他性別や容姿等の見た目に関係する質問などは、全てNGです。
面接前後の雑談であっても、法律違反となる場合があるため、注意をしましょう。

まとめ

面接官の役割は「自社にマッチする人材を採用すること」、「企業のフロントとなり、会社の魅力を発信すること」です。
自社が求める人物像をしっかり捉えたうえで、「スキルや特性は十分か」、「自社にカルチャーマッチするか」など、見極めることが重要となります。
また、求職者の志望度を上げるために、応募者の志向性に応じて、自社の魅力を正しく伝えるスキルが必要です。今回紹介した「面接の流れ」や「質問例」を参考に、自社にマッチした人材の採用を目指しましょう。

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