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Web説明会とは?よくある悩みと成功させる4つのポイント

更新日:2023/11/01

採用のオンライン化が進んでいる近年、Web説明会(オンライン説明会)を取り入れていない企業はほとんどいないでしょう。しかし、社内にナレッジがなく、従来の対面で行う説明会をそのままオンラインに移行している企業も多いのではないでしょうか。
Web説明会は、企業の雰囲気や魅力を十分に伝えることが難しいというデメリットがあります。優秀な人材を獲得するためには、対面型説明会の代替手段としてだけでなく、オンラインならではの工夫をする必要があるのです。

今回は、Web説明会のよくあるお悩みや、成功させるための4つのポイントを紹介します。




Web説明会とは?

Web説明会とは、オンライン上で行う企業説明会を指します。会議室やレンタルスペースなどを使った対面型ではなく、ライブ配信や録画した動画を使い、リモートで説明会を実施します。スマートフォンやパソコンを通じて、いつでもどこでも視聴や配信が可能です。

Web説明会の種類

【1】ライブ配信型説明会

ライブ配信型説明会は、Web会議システムを使い、リアルタイムで説明会を配信する方式です。学生と双方向のコミュニケーションをとることができるため、社員を通じて企業の雰囲気やカルチャーを伝えることに適しています。チャット機能により、学生からの質問を受けることも可能です。

【2】録画配信型説明会

録画配信型説明会は、あらかじめ録画した説明会動画を学生に発信する方式のWeb説明会です。時間や場所を問わないため、学生は好きなタイミングで視聴ができます。また、繰り返し視聴が可能な場合は、最終選考での後押しにも効果的でしょう。
一方、ライブ配信型と比較をすると、参加者の反応や質問への回答をリアルタイムで行うことができないというデメリットも挙げられます。

Web説明会で生じるよくあるお悩み

【1】意思疎通が図りづらい

録画配信型は、参加者の反応を確認することができません。また、ライブ配信型ではディスプレイを介しているため、対面型と比較をすると、学生の反応が読み取りにくいといった課題が挙げられます。
録画配信型の場合は、メールでアンケートを送付するなど、説明会後のフォローを行うことが重要です。ライブ配信型の場合も、チャット機能やリアクションボタンなど、参加者の反応がわかるようなツールを導入し、積極的に双方向のコミュニケーションを図ることを意識すると良いでしょう。

【2】企業の魅力を訴求することが難しい

従来の対面型の説明会は、自社で開催することで、企業の雰囲気を学生に身をもって感じてもらえるという利点がありました。一方、Web説明会は実際に企業を訪れることができないため、自社の雰囲気や魅力を伝えづらいといったデメリットが挙げられます。
デメリットをカバーするためには、口頭や文字情報の説明だけではなく、オフィスの写真や動画など、学生が入社した時のイメージを形成しやすいようなコンテンツを用意し、企業の魅力を訴求することが重要です。

【3】学生の興味関心の獲得が難しい

対面で説明会を行う場合、学生は参加をするために日程を調整し、会場まで足を運ぶ必要があります。そのため、「せっかく来たのだから、最後まで聞いていよう」という気持ちになる傾向があります。
しかし、Web説明会は参加の敷居が低いことから、「とりあえず参加してみよう」という意欲の低い学生が多くなりやすい特徴があります。気軽に参加してもらえるというメリットは、退出も気軽にできてしまうというデメリットにもなり得るのです。最後まで話を聞いてもらうためには、資料を工夫したり、事前に質問を集めることで学生との接点を作るなど、学生を退屈させない、聞く価値のあるものだと思わせる工夫が必要になるでしょう。

Web説明会を成功させる4つのポイント

説明会から選考エントリーへ誘導するためには、参加者の説明会に対する満足度や企業に対する信頼度を向上させ、志望意欲を高める必要があります。
ここでは、「説明会の成功=学生の次の選考ステップへ進む意欲が“参加前”より高まっている状態にする」と定義し、説明会を成功させる4つのポイントを紹介します。

POINT1:進行の段取りを綿密に練る

ホームページや投影しているスライドの情報をただ読み上げるだけでは、退屈な印象を与え、学生をがっかりさせてしまうかもしれません。また、学生が知りたい情報を発信できないと、参加者の集中力を維持できず、途中退出をされてしまう可能性も考えられます。学生の説明会への満足度を高めることができないと、志望意欲の低下を招きかねないのです。
途中退出を課題としている企業は、まずは企業の魅力をしっかり伝えることを意識し、表現の工夫に注力をすると良いでしょう。画面越しでも企業の魅力やカルチャーが伝わるよう、スライドや動画などのコンテンツを工夫することが重要です。また、動画の長さも途中退出の原因となり得るため、簡潔にまとめることを意識をすると良いでしょう。

POINT2:参加型のコンテンツを用意する

企業説明会は、学生が企業担当者と初めて会う大切なイベントです。その後の選考に進むためには説明会参加を必須としている企業も多く、学生は平均的に20~30社程度の企業説明会に参加していると言われています。そのため、ただ一方的に情報を伝えるだけでは、参加者に自社の印象を残すことは難しいでしょう。「〇〇について、ご存知の方は手をあげてください」のような定番な問いかけだけでなく、グループワークや業務を擬似体験できるプログラムを用意するなど、できるだけ学生が参加できるようなコンテンツを企画することがおすすめです。画面越しであっても学生が積極的に発言できる環境をつくり、楽しく企業理解を深められるような参加型の説明会を企画しましょう。

POINT3:次の選考ステップへ誘導する

説明会は、企業の魅力を直接伝えることができる機会の一つで、実施することでより多くの学生の認知度や志望度を高める効果が期待できます。しかし、説明会の中での企業理解や仕事理解をゴールにしていては、その後の採用につなげることはできません。次のステップへの行動が伴うアクションまで設計することで、より効果的な母集団形成を行うことができるのです。
例えば、Web説明会の視聴者限定で一次選考を免除にしたり、先輩座談会へ招待したりといった仕掛けをつくり、次のアクションにつながる状態にしておくことが重要です。説明会で学生と接触することをゴールとせず、その先の採用を見据えて企画立てを行いましょう。

POINT4:通信環境や必要な機材を準備する

Web説明会を開催するためには、Web会議システムの導入やPCなどの機器を準備する必要があります。通信環境が整備されていないと、配信が遅延したり、途中で停止してしまう原因になり、学生に伝えたいことがしっかり伝わらないだけでなく、企業のイメージ低下にも繋がりかねません。前日までにシュミレーションを行い、カメラや音声の通信状況を確認しておきましょう。また、参加人数の負荷に耐え切れないなどの不安定な環境の場合、説明会が途中でフリーズしたり、回線が切れてしまうことも考えられます。自社で使用している通信回線の強度を調べておくことはもちろん、万が一に備えて考えられるトラブルへの対応マニュアルを作成するなど、柔軟な対応ができるように準備をしておくことが大切です。

まとめ

新型コロナウイルス感染症の影響により、多くの企業がWeb説明会を導入しています。しかし、「相互のコミュニケーションがとりにくい」といったオンラインならではの課題をクリアしなくては、効果的な母集団形成の実現は難しいでしょう。チャットやコメント機能、アン ケートフォームなどを駆使し、オンラインで実施するからこその強みをうまく活用すると同時に、学生の途中離脱を防ぐ工夫を行うことが重要です。
企業説明会の開催は、優秀な人材を採用するうえで有効な手段の一つです。多くの学生と非対面で出会うことができるWeb説明会は、今後の採用活動において母集団形成手法の主流となっていくでしょう。自社に適したコンテンツを企画し、より採用に効果的なWeb説明会を導入してみてはいかがでしょうか。

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